Modele: créer une démarche avec de l'instruction séquencée (work flow)
Le work flow.... sans work flow... c'est possible !
Le challenge
Démarches simplifiées n'est pas doté d'un moteur de WORK FLOW, au sens habituel du tes, à plusieurs niveaux tout en gardant une très grande souplesse et transparence dans les actions réalisées par les agents qui interviennent.
Le cas d'usage
Nous proposons d'organiser une démarche régionale, avec instruction départemenentale, associant plusieurs services et organismes, puis régionales, là aussi associant plusieurs services et organismes, pas forcément publics.
Pour effectuer l'instruction de cette démarche, on va mobiliser dans DS plusiuers options :
Instruction à plusieurs services
Instruction à plusieurs niveaux (Avis niveau 1, puis avis Niveau 2, puis décision Niveau 3 )
La clé de cette organisation se situe essentiellement dans la manière dont on utilise:
Les annotations privées
Les avis d'experts
Les affections de dossiers en utilisant l'onglet "personnes impliquées"
1 er question : Routage ou pas routage ? : souhaitez vous que tous les instructeurs de l'ensemble des départements et de la région voient tous les dossiers ou que seuls les agents de chaque département puissent agir sur leur dossier.
Si non ( à savoir que tous les instructeurs voient tous les dossiers) : pas la peine de routage .... on crée un liste d'instructeur, et ils pourront filtrer les dosiser sur un cham département que vous aurez mis dans le formulaire (et si ils le souhaitent ils pourront voir l'ensemble des dossiers)
Si oui : vous voulez du routage, c'est à dire que vous souhaitez que les usagers choissisent obloigatoirement une valeur dans un menu déroulant, valeur à laquel sous aurez attaché une liste d'agent. (si l'option routage n'apparait pas dans votre profil d'instructeur, merci de nous le demander)
2 ème question: Experts ou pas d'experts invités dans l'instruction des dossiers ?
Souhaitez vous donner aux instructeurs la possibilité de demander des avis à des personnalités extérieures (non comprises dans les instructeurs). C'est à dire que chaque instructeur va être en mesure de saisir dans une liste de mails, ou en indiquant un mail, pour inviter DANS LE (les) DOSSIER QU'IL SOUHAITE un expert à donner un avis. (Voir comment fonctionne le dispositif "expert")
3 ème opération : paramétrer correctement le volet "annotation privé"
Une bonne partie du dispositif qui permet de faire de l'instruction à plusieurs niveaus se fait au travers de l'onglet "annotation privée"
Organiser les "annotations privées"
Pour organiser le niveau départemental, deux options de possibles:
Vous connaissez le nombre exact de services concernés, et vous pouvez créer autant de sections (ou de sous sections... champ explication) que de services, avec les champs d'information souhaités.
Vous pouvez aussi créer un "bloc répétable", dans lequel chaque service viendra compléter son avis. Vous pouvez si vous le souhaitez, mettre un menu déroulant avec les noms des services, les instructeurs choisissant alors le leur dans cette liste leur service.
A la fin de ce premier bloc, on va y joindre une section pour indiquer l'avis final du niveau "départemental"
Puis un créé un champ qui précise que le dossier peut etre vu maintenant par la niveau régional.
Et enfin on peut refaire en bas du formulaire une organisation de même type qu'au dessus ( bloc repérable si il y a plusieurs services régionaux)
Option 1 : Prévoir tous les champs pour l'ensemble des services
Option n°2 : Création d'un bloc répétable pour récupérer les avis des services départementaux.
Organiser la collecte de l'avis départemental
Il s'agit de créer les champs pour collecter l'avis de fin.
Transmettre le dossier au niveau régional
La proposition est la suivante: Il s'agit de positionner ici un champ qui va indiquer au niveau régional que le niveau départemental a termine son instruction. Grace à la valeur saisie dans ce champ, le service régional va etre en mesure de "filtrer" les dossiers pour n'y faire apparaitre que ces dossiers, et ainsi poursuivre l'instruction. A signaler que les agents des services départementaux connues a accéder au dossier, et sont notifiés des décisions prises par le niveau régional.
Organiser l'instruction au régional
Les options pour organiser le niveau d'instruction au plan régional sont les mêmes que pour le niveau départemental :
Soit choisir de créer autant de champs que de services
Choisir de créer un bloc répétable.
Voilà, vous avez terminé la phase 1: paramétrer le formulaire: maintenant, le reste c'est à l'usage !
Exploiter le formulaire en production
Une fois publié, vous allez voir :
ce qui se passe côté usager
ce qui se passe côté instructeur départemental
ce qui ce passe pour le niveau régional
Pinguer un instructeur pour qu'il suive le dossier
Pour l'usager... je choisi obligatoirement le département ( la clé du routage)....
Pour l'usager ... c'est fini...
Pour l'instructeur départemental
Selon qu'il y ait routage, ou pas, il va accéder aux dossiers ( soit tous, et il peut mettre en place des filtres) soit uniquement ceux de la valeur de la clé de routage sur lequel il a des droits.
J'accéde au dossier et à l'onglet "annotation privée"
Activation du champs permettant d'informer le service régional qu'il peut prendre la main.
Le niveau régional prend en charge de dossier
Filtre des dossiers sur la valeur du champ "inviter le niveau régional à instruire le dossier"
Les instructeurs au niveau régional poursuivent alors l'instruction
Pinguer un instructeur pour qu'il suive le dossier
Une autre manière pour informer un instructeur qu'il lui appartient de devoir aller vois un dossier est de lui envoyer une alerte en utilisant l'onglet "personnes impliquées"
Il suffit de sélectionner un ou plusieurs des instructeurs du groupe pour qu'ils recoivent un message les invitant à aller dans un dossier !!!!
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