Dématérialiser en urgence avec démarches-simplifiées.fr
Nous vous proposons un guide pour dématérialiser en urgence avec démarches-simplifiées en six étapes.
6 étapes pour publier une procédure en ligne
Etape 1 : Créer un compte administrateur
Etape 2 : Consulter la liste des démarches existantes
Etape 3 : Déterminer si la démarche va être déclarative ou si elle implique une instruction
Etape 4 : Identifier les instructeurs
Etape 5 : Créer le formulaire et le tester avec vos instructeurs
Etape 6 : Publier votre démarche !
Vocabulaire
Formulaire : formulaire auquel répond l’usager
Invitation par l’usager d’un autre usager à co-construire un dossier : permet d’obtenir des informations que l’usager ne maîtrise pas forcément. Ex : le propriétaire d’un bateau qui fait une demande de titre de navigation ne connaît pas toutes les caractéristiques de son bateau. L’expert qu’il doit mandater pour vérifier la viabilité du bateau lui les connaît. Il faut donc demander ces informations à l’expert plus qu’à l’usager.
Les annotations privées : équivalent du cadre réservé à l’administration, elles permettent de créer un formulaire dédié aux instructeurs. Ainsi il est possible de prévoir des étapes de validation par tel ou tel niveau hiérarchique qui se saisira du dossier à l’étape qui nécessite son instruction. Par exemple : Avis du secrétariat, prêt pour validation hiérarchique : oui/non, Décision finale, etc.
Les avis externes : Le dossier nécessite une instruction externe au service nommé, je peux saisir des agents, leur donner accès au dossier et leur permettre de rédiger un avis dans le dossier
Etape 1 : Créer un compte administrateur
Si vous n’en avez pas déjà un ! Pour cela il suffit de renseigner le formulaire en cliquant ici.
La demande est filtrée par notre équipe qui la valide dans la journée : une fois le compte validé, vous recevrez un e-mail pour définir votre mot de passe, et vous êtes prêt pour l’étape suivante.
Etape 2 : Consulter la liste des démarches existantes
Une fois votre compte administrateur créé, vous êtes armé pour votre première démarche : pour cela vous pouvez partir de zéro, mais vous avez également accès à un catalogue de toutes les démarches publiées (sur lesquelles au moins 30 dossiers ont été déposés).
Ce catalogue vous permet de vous consulter les démarches qui vous intéressent, de prendre contact avec l’administrateur de celles-ci, ou directement de les cloner. Cloner la démarche vous permettra d’avoir un
Si une démarche correspond à votre besoin, vous la clonez et une version de celle-ci apparaîtra dans vos démarches en test.
Pour effectuer une recherche par mot-clé sur la page, effectuez un CTRL+F sur votre clavier et taper le mot recherché.
Etape 3 : Déterminer si la démarche va être déclarative ou si elle implique une instruction
Étape centrale de la dématérialisation après le dépôt du dossier par l’usager : est-ce que votre démarche nécessite une instruction, ou est-ce que vous sollicitez vos usagers pour recueillir une déclaration ou des informations ?
Sur démarches-simplifiées, le dossier d’un usager a un cycle de vie normal en quatre étapes :
brouillon : lorsque l’usager a commencé à remplir un dossier mais ne l’a pas encore déposé ; l’instructeur n’a pas accès au contenu du dossier à cette étape.
en construction : lorsque l’usager a déposé son dossier mais il a encore la main pour le modifier ; l’instructeur peut déjà consulter ce dossier à cette étape et l’usager peut encore le supprimer. Cette étape active également la messagerie qui permet à l’instructeur et l’usager d’interagir depuis la plateforme.
en instruction : le passage à cette étape nécessite une intervention de l’instructeur ; sur cette étape l’usager ne peut plus intervenir sur son dossier mais accède encore à la messagerie pour échanger avec l’instructeur.
dossier traité : l’instructeur rend une décision sur le dossier (accepté, refusé, classé sans suite). L’usager en est notifié et la messagerie est close.
La mise en place d’une démarche déclarative vous permet, selon votre besoin, de contourner ce cycle de vie du dossier. Deux possibilités :
le dossier passe directement en instruction : vous aurez encore la main pour prendre la décision sur les demandes ;
le dossier est directement accepté : s’il s’agit purement d’une démarche de recueil d’informations par exemple.
Etape 4 : Identifier les instructeurs
Que la démarche soit déclarative ou pas vous avez besoin d’instructeurs ! L’instructeur est celui qui reçoit les dossiers, les instruit et rend la décision.
Même dans le cas d’une démarche déclarative, l’instructeur va pouvoir récupérer l’ensemble des dossier sous forme de tableur.
Etape 5 : Créer le formulaire et le tester avec vos instructeurs
Si vous avez cloné une démarche existante, il vous reste à aménager votre version du formulaire par rapport à votre démarche en personnalisant :
le titre et la description de la démarche de sorte que l’objet de la démarche soit le plus clair possible pour l’usager
les champs du formulaire en gardant en tête qu’un champ équivaut à une information dont vous avez besoin ! Ne demandez que les informations dont vous avez besoin pour votre démarche.
les pièces-jointes. Une pièce-jointe = une justification dont vous avez besoin !
les annotations privées, qui seront les champs réservés aux instructeurs
les e-mails qui seront reçus par les usagers
l’attestation si besoin
le service en charge de la démarche (l’usager doit être en mesure de contacter l’administration)
l’ajout des instructeurs !
Si vous partez de zéro pour votre démarche, vous n’aurez pas une base sur laquelle partir pour votre démarche, mais vous aurez quand même à personnaliser tous ces éléments.
Une fois que vous êtes satisfait de vos modifications, il faut tester la démarche : tester vous permet d’identifier les erreurs avant la publication et de les rectifier ; et si vous incluez vos services dans la phase de test, cela les préparera à l’utilisation de demarches-simplifiees !
Etape 6 : Publier votre démarche !
Pour cela, vous devez définir l’URL d’accès à votre démarche qui sera de la forme suivante : https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/mon-url
Votre URL définie, il vous reste à renseigner la page du site internet de votre organisme sur lequel le lien vers votre démarche sera publié.
Regarder la vidéo du Webinaire du 30 mars 2019
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