"Demarches-simplifiees", opportunités et règles pour le télétravail
Conçu pour accueillir les démarches administratives et assurer le traitement et l'instruction en ligne des dossiers déposés, "demarches-simplifiees" constitue un outil particulièrement utile pour déployer la dématérialisation des démarches administratives et donc de maintenir efficace une partie des services rendus aux usagers, même en situation de travail à distance.
En assurant un traitement de bout en bout d'une demande, avec en plus une tracabilité compléte de qui fait quoi dans un dossier, plus son volet collaboratif, "demarches-simplifiees" est une solution globale qui permet de ne pas avoir à mobiliser plusieurs outils (une mail fonctionnel / un formulaire de saisie en ligne / un PDF / un appier libre + outils de réception de type "mail" ou "boite aux lettres fonctionnelle" + impression papier + partage de dossiers par mail ou sur espace partagé + parapheurs + renvoie réponse courrier, etc, etc... ...).
N'oublions pas que tous ce qui ne pourra pas être traité pendant la période de confinement constituera une charge lors du retour à la normale, alors que des options existent et peuvent être mises en place rapidement.
Comment identifier les démarches, tant vers des usagers externes et internes, qui peuvent facilement faire l'objet d'une dématérialisation.
Cela concerne en particulier toutes les procédures qui mobilisent un petit nombre d'agents traitants dans les services, et dont la volumétrie de dossiers reste limitée (par exemple moins de 100 dossiers par semaine).
N'oubliez pas ! une bonne partie des courriers reçus pourraient tout à fait faire l'objet d'un formulaire simple que les usagers complètent, et éventuellement y joignent une ou plusieurs pièces de leur choix !
Une grande majorité des démarches ont en plus un processus de validation court ! Un à deux niveaux hiérarchiques, ce qui est paramétrable avec DS. Par ailleurs, posez vous la question. Quand 99 % des propositions des agents sont suivies par la hiérarchie, ne peut on pas octroyer la possibilité à cet agent de valider certains dossiers ? La hiérarchie est bien sûr toujours au courant et peut effectuer un suivi et un accompagnement en ligne des agents. La configuration de ce mode d'organisation est très simple dans DS. (utilisation des annotations privées par exemple).
Comment commencer ?
Tout d'abord ne passer pas par un rescencement préalable des procédures !. Il suffit de demander à chaque service, chef de bureau, agent, qu'elles sont les démarches les plus simples à traiter, ou celles qui demandent le plus de manipluation et de travail collaboratif et qu'il serait si simple de dématérialiser.
Vous pouvez aussi privilégier toutes les procédures nouvelles qu'il convient de mettre en place en urgence. Là encore, pensez à dématérialiser de suite !
Pensez bien à associer aussi votre DPO dans votre approche, car toutes les démarches ne peuvent pas être dématérialisées avec DS ( notamment celles qui sollicitent des données sensibles, données de santé par exemple ! ). Pour rappel, chaque procédure en ligne doit être délarée dans le registre de traitement de l'organisme !
Tététravailler avec "demarches-simplifiees" est facile, mais plusieurs règles s'imposent
Démarches-simplifiées est sur internet, et utilise des protocoles de chiffrement de bout en bout. Toutes les transactions sont donc protégées (comme les sites des banques!).
DS n'encombre pas le RIE (le réseau interministériel n'est pas sollicité quand vous travaillez de chez vous). Cette facilité s'accompagne toutefois de contraintes, que nous avons essayées de rendre les plus souples possibles.
C'est la raison pour laquelle plusieurs régles de sécurité sont mises en place:
Vous ne pouvez vous connecter qu'avec les identifiants professionnels qui vous ont été délivrés lors de votre enregistrement
Le navigateur sur lequel vous travaillerez de chez vous devra lui même être validé. C'est la raison pour laquelle lors de votre connexion, il vous est demandé de partir d'un lien contenu dans un mail reçu obligatoirement sur la boite professionnelle. Donc il vous faut être en mesure de récuperer vos mail professionnels pour vous connecter
La durée d'une session est plus limitées que quand vous travailler à partir d'un poste sur votre réseau professionnel.
N'oubliez pas. Si vous travaillez à partir de votre ordinateur personnel, et que celui-ci est utilisé par d'autres personnes de votre entourage, n'enregistrez pas votre mot de passe sur votre poste !!!, mais redonner le à chaque fois.
Les modèles disponibles ( parmi une liste de 1000 ! )
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