Tableaux de bord
Présentation générale
L'équipe Démarches-simplifiées.fr dynamise les possibilités d'offres à destination des administrations. En ce sens, afin de répondre aux besoins propres de chaque échelon (niveau national/ niveau local avec l'organisme/niveau de la démarche), de nouveaux usages voient le jour. Ces derniers vont se traduire par la mise en œuvre de nouveaux tableaux de bords adaptés à vos besoins.
La notion de tableau de bord, Quid ?
Un tableau de bord doit être pour les partenaires un outil de pilotage. En fonction des objectifs souhaités, ce dernier, permet la visualisation, le suivi et l'exploitation des données pertinentes sous diverses formes, graphiques, cartographiques, etc.
Pourquoi travailler aujourd'hui sur les tableaux de bord ?
Le tableau de bord, un moyen de répondre à vos attentes
Souhaité et attendu par les partenaires, le tableau de bord ou encore "Dashboard" est l'expression des résultats d'un travail effectué.
L'analyse du tableau de bord, devra vous aider à suivre les impacts des décisions prises.
A titre d'illustration, différents besoins ont été identifiés par l'équipe Démarches-simplifiées. Ainsi, en fonction de votre échelle dans l'usage du site Démarches-simplfiées.fr, et plus encore de l'objectif recherché, différents objets de tableaux de bord sont réalisables.
En tant "qu'administration centrale" , vous êtes valideur des comptes administrateurs du site Démarches-simplifiées.fr. Vous souhaiteriez avoir une meilleure connaissance d'un certain nombre d'indicateurs tels que, le nombre de "comptes administrateurs" actifs, ou encore le nombre de démarches publiées, dépubliées, supprimées.
En tant que "service déconcentré de l'Etat", vous souhaiteriez avoir une meilleure connaissance du nombre d'administrateurs au sein de votre organisme, du nombre de l'ensemble des procédures mises en œuvre, mais également du délai moyen de traitement par démarche ? Le tableau de bord est là encore, un moyen permettant de répondre à vos attentes.
En tant que "service déconcentré de l'Etat" ou "organisme public", vous souhaiteriez avoir une meilleure connaissance du nombre d'administrateurs au sein de votre organisme, du nombre des procédures mises en œuvre, mais également du délai moyen de traitement par démarche, du nombre de dossiers acceptés, refusés.
En tant "qu'administrateur des procédures" du site démarches-simplifiées.fr, vous souhaiteriez avoir une meilleure connaissance du nombre de procédures en cours ou encore du délai moyen de traitement pour une démarche, de l'activités des agents traitants.
En tant "qu'usager" du site démarches-simplifiées.fr, il est aussi possible d'enrichir le tableau de bord d'une procédure, afin d'être mieux informer des délais de traitement ou encore du nombre de dossiers en cours de traitement…
Comment ?
L'ambition de l'équipe Démarches-simplifiées quant à la réalisation de tableau de bord
Notre ambition est de vous proposer des représentations de calculs d'indicateurs à partir des données contenues dans les formulaires des démarches publiées sur le site Démarche-simplfiées.fr.
Ces représentations proposées par notre équipe, pourraient être intégrées au sein du site, dans les interfaces dédiées aux administrateurs et instructeurs.
Illustrations des propositions de tableau de bord réalisables par l'équipe Démarches-simplifiées
Le tableau de bord sera réalisé en fonction de vos besoins ou des problèmes rencontrés lors de l'usage du site Démarches-simplifées.fr. Notre équipe est actuellement en mesure de proposer plusieurs tableaux de bord, et ce, selon la gradualité du partenaire ou de l'usager concerné. En ce sens, la réalisation d'un tableau de bord est actuellement envisageable pour quatre niveaux de destinataire :
1. Au niveau de l'administration centrale : nous sommes en mesure de vous proposer de travailler les axes (indicateurs) suivants :
Le nombre total d'administrateurs
Le nombre total d'instructeurs
Le nombre de nouveaux administrateurs sur une période
Le nombre de nouveaux instructeurs sur une période
Le nombre d'instructeurs désignés par procédure
Le nombre moyen de procédures publiées par administrateur
Le nombre d'administrateurs ayant publié une démarche sur une période
Un tableau des démarches avec les chiffres clés (nombre de dossiers commencés, déposés, complet, avis favorable, avis défavorables, sans suite, archivés, supprimés)
2. Au niveau des services déconcentrés de l'Etat (organisme) : nous sommes en mesure de vous proposer de travailler les axes (indicateurs) suivants :
Le nombre d'administrateurs
Le nombre de procédures mises en œuvre sur une période donnée
Le nombre de dossiers acceptés par démarche
Le délai moyen de traitement d'une démarche
Le nombre d'instructeurs par démarche
Le nombre de démarches en test
Le nombre de démarches publiées
Le nombre de démarches actives sur une période
Le nombre de démarches supprimées
Le nombre total d'administrateurs
Le nombre total d'instructeurs concernés par les démarches
Le nombre de nouveaux administrateurs sur une période
Le nombre de nouveaux instructeurs sur une période
Le nombre d'instructeurs désignés par procédure
Le nombre moyen de procédures publiées par administrateur
Le nombre d'administrateurs ayant publié une démarche sur une période
Un tableau des démarches avec les chiffres clés (nombre de dossiers commencés, déposés, complet, avis favorable, avis défavorables, sans suite, archivés, supprimés)
3. Au niveau de l'administrateur des procédures : nous sommes en mesure de vous proposer de travailler sur les axes ( indicateurs) suivants :
Le nombre de démarches en test
Le nombre de démarches publiées
Le nombre de démarches actives (période)
Le nombre de démarches supprimées
Le nombre nombre total d'administrateurs
Le nombre total d'instructeurs concernés par les démarches
Le nombre de nouveaux administrateurs sur une période
Le nombre de nouveaux instructeurs sur une période
Le nombre d'instructeurs désignés par procédure
Le nombre moyen de procédures publiées par administrateur
Le nombre d'administrateurs ayant publié une démarche sur une période
Un tableau des démarches avec les chiffres clés (nombre de dossiers commencés, déposés, complet, avis favorable, avis défavorables, sans suite, archivés, supprimés)
4 . Au niveau d'une procédure : nous sommes en mesure de vous proposer de travailler sur les axes (indicateurs) suivants :
Date de publication
Statut (publiée, close, supprimée, dépubliée)
Le nombre de dossiers par statut
Les délais moyens (global, construction/début de brouillon, instruction/construction, décision/instruction)
Le nombre de dossiers déposés par période
Lorsque c'est possible, réalisation de cartographie
Concernant la forme des tableaux de bord : Plusieurs représentations sont envisageables, telles que la représentation cartographique ou encore statistique des données pertinentes. En ce sens, vous trouverez ci-dessous des illustrations représentant les formes envisageables d'un tableau de bord pour une démarche :
De plus, pour prendre connaissance des tableaux de bord réalisés par notre équipe, il vous suffit de cliquer sur le lien suivant : https://app.gitbook.com/@demarches-simplifiees/s/articles-demarches-simplifiees-fr/statistiques
Retours et suggestions vers une dynamique de co-construction des tableaux de bord
Nous souhaitons vous associer à la définition et à l'amélioration des tableaux de bord dont pourront bénéficier les partenaires et les usagers.
De plus, les objets de tableaux de bord réalisables, détaillés ci-dessus, ne sont pas figés et peuvent évoluer. En ce sens, dans une dynamique de co-construction, notre équipe est ouverte aux suggestions afin d'améliorer les offres de tableaux de bord réalisables.
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