6 étapes pour publier une procédure en ligne

Etape 1 : Créer un compte administrateur

Etape 2 : Consulter la liste des démarches existantes

Etape 3 : Déterminer si la démarche va être déclarative ou si elle implique une instruction

Etape 4 : Identifier les instructeurs

Etape 5 : Créer le formulaire et le tester avec vos instructeurs

Etape 6 : Publier votre démarche !

Etape 1 : Créer un compte administrateur

La demande est filtrée par notre équipe qui la valide dans la journée : une fois le compte validé, vous recevrez un e-mail pour définir votre mot de passe, et vous êtes prêt pour l’étape suivante.

Etape 2 : Consulter la liste des démarches existantes

Une fois votre compte administrateur créé, vous êtes armé pour votre première démarche : pour cela vous pouvez partir de zéro, mais vous avez également accès à un catalogue de toutes les démarches publiées (sur lesquelles au moins 30 dossiers ont été déposés).

Ce catalogue vous permet de vous consulter les démarches qui vous intéressent, de prendre contact avec l’administrateur de celles-ci, ou directement de les cloner. Cloner la démarche vous permettra d’avoir un

Si une démarche correspond à votre besoin, vous la clonez et une version de celle-ci apparaîtra dans vos démarches en test.

Pour effectuer une recherche par mot-clé sur la page, effectuez un CTRL+F sur votre clavier et taper le mot recherché.

Etape 3 : Déterminer si la démarche va être déclarative ou si elle implique une instruction

Étape centrale de la dématérialisation après le dépôt du dossier par l’usager : est-ce que votre démarche nécessite une instruction, ou est-ce que vous sollicitez vos usagers pour recueillir une déclaration ou des informations ?

Sur démarches-simplifiées, le dossier d’un usager a un cycle de vie normal en quatre étapes :

• brouillon : lorsque l’usager a commencé à remplir un dossier mais ne l’a pas encore déposé ; l’instructeur n’a pas accès au contenu du dossier à cette étape.

• en construction : lorsque l’usager a déposé son dossier mais il a encore la main pour le modifier ; l’instructeur peut déjà consulter ce dossier à cette étape et l’usager peut encore le supprimer. Cette étape active également la messagerie qui permet à l’instructeur et l’usager d’interagir depuis la plateforme.

• en instruction : le passage à cette étape nécessite une intervention de l’instructeur ; sur cette étape l’usager ne peut plus intervenir sur son dossier mais accède encore à la messagerie pour échanger avec l’instructeur.

• dossier traité : l’instructeur rend une décision sur le dossier (accepté, refusé, classé sans suite). L’usager en est notifié et la messagerie est close.

La mise en place d’une démarche déclarative vous permet, selon votre besoin, de contourner ce cycle de vie du dossier. Deux possibilités :

• le dossier passe directement en instruction : vous aurez encore la main pour prendre la décision sur les demandes ;

• le dossier est directement accepté : s’il s’agit purement d’une démarche de recueil d’informations par exemple.

Etape 4 : Identifier les instructeurs

Que la démarche soit déclarative ou pas vous avez besoin d’instructeurs ! L’instructeur est celui qui reçoit les dossiers, les instruit et rend la décision.

Même dans le cas d’une démarche déclarative, l’instructeur va pouvoir récupérer l’ensemble des dossier sous forme de tableur.

Etape 5 : Créer le formulaire et le tester avec vos instructeurs

Si vous avez cloné une démarche existante, il vous reste à aménager votre version du formulaire par rapport à votre démarche en personnalisant :

• le titre et la description de la démarche de sorte que l’objet de la démarche soit le plus clair possible pour l’usager

• les champs du formulaire en gardant en tête qu’un champ équivaut à une information dont vous avez besoin ! Ne demandez que les informations dont vous avez besoin pour votre démarche.

• les pièces-jointes. Une pièce-jointe = une justification dont vous avez besoin !

• les annotations privées, qui seront les champs réservés aux instructeurs

• les e-mails qui seront reçus par les usagers

• l’attestation si besoin

• le service en charge de la démarche (l’usager doit être en mesure de contacter l’administration)

• l’ajout des instructeurs !

Si vous partez de zéro pour votre démarche, vous n’aurez pas une base sur laquelle partir pour votre démarche, mais vous aurez quand même à personnaliser tous ces éléments.

Une fois que vous êtes satisfait de vos modifications, il faut tester la démarche : tester vous permet d’identifier les erreurs avant la publication et de les rectifier ; et si vous incluez vos services dans la phase de test, cela les préparera à l’utilisation de demarches-simplifiees !

Etape 6 : Publier votre démarche !

Pour cela, vous devez définir l’URL d’accès à votre démarche qui sera de la forme suivante : https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/mon-url

Votre URL définie, il vous reste à renseigner la page du site internet de votre organisme sur lequel le lien vers votre démarche sera publié.

Regarder la vidéo du Webinaire du 30 mars 2019

Cette section rassemble divers articles et publications concernant demarches-simplifiees.fr

Accès direct aux articles

Bilan 1er trimestre 2021:

• 520 000 dossiers déposés, dont 220 000 en mars (2,7 Millions au total)

• 330 000 comptes usagers de créés (2 000 000 au total)

• 31 % des usagers ont utilisé France Connect en mars

• 1136 démarches ont été publiées par 275 organismes publics (3026 sont actives fin mars. 6500 ont été publiées en 3 ans qui émanent de 750 organismes publics)

• 550 nouveaux administrateurs (9000 enregistrés)

• 6500 nouveaux agents traitants (50 000 enregistrés)

• taux de support stable à 1,8 % (recours par mail au support technique relatif au nombre de dossiers déposés)

• Progression du nombre de dossiers déposés sur le trimestre est régulière. Sur le dernier trimestre, elle prend en compte notamment le déploiement de plusieurs appels à projets locaux et nationaux, dont les fins de publication étaient fin mars.

• La place prise par les AAP dans les démarches en ligne se retrouve en particulier dans le nombre de démarches publiées sur le trimestre, et dans celui du nombre de démarches « actives », c’est à dire disponibles fin mars.

• La grande majorité des démarches actives fin mars ont été publiées en 2020. Toutefois, plus de 850 sont en ligne depuis plus de 2 ans, dont 227 ont été publiées en 2018.

• Les services du ministère de l’intérieur restent les premiers utilisateurs de la plateforme, avec plus de 50 % des dossiers déposés, et prêt de 40 % des démarches publiées. Toutes les préfectures déploient le service.

• Montée en puissance du ministère de l’agriculture, en particulier du fait des AAP des directions régionales.

Les faits marquants

• Le déploiement des mesures liées au plan de relance

  • C’est le cas des AAP en administrations centrales, et qui a concerné la presque totalité des ministères.

• Le déploiement du télétravail dans les administrations

  • En particulier, dans les services déconcentrés, préfectures en particulier, et notamment pour dématérialiser les phases amonts aux RDV pour le dépôt des dossiers.

  • C’est le cas aussi de l’outillage des processus administratifs internes de personnels ou comptables (Nx Secrétariat)

• Le déploiement de mesures d’aides aux entreprises et collectivités locales

  • 65 % des préfectures ont déployé la demat des dotations aux collectivités avec DS (MILDECA, DETR, FIPD …)

Les points clés

Sécurité / RGPD / RGAA

• Homologation RGS le 23 mars

• Application renforcée du RGPD (Nouvel AIVP)

Nouvelles fonctionnalités

• Elargissement des capacités d’échange par API (Champs adresse structuré...)

• Intégration d’un filigrane pour les champs « titres d’identité »

• Impossibilité aux administrateurs et instructeurs de se connecter avec France connect

• Ajout du référentiel des établissements de l’éducation nationale

En cours

• Modification des démarches publiées

• Lancement des travaux relatifs aux tableaux de bord de suivi

Conçu pour accueillir les démarches administratives et assurer le traitement et l'instruction en ligne des dossiers déposés, "demarches-simplifiees" constitue un outil particulièrement utile pour déployer la dématérialisation des démarches administratives et donc de maintenir efficace une partie des services rendus aux usagers, même en situation de travail à distance.

En assurant un traitement de bout en bout d'une demande, avec en plus une tracabilité compléte de qui fait quoi dans un dossier, plus son volet collaboratif, "demarches-simplifiees" est une solution globale qui permet de ne pas avoir à mobiliser plusieurs outils (une mail fonctionnel / un formulaire de saisie en ligne / un PDF / un appier libre + outils de réception de type "mail" ou "boite aux lettres fonctionnelle" + impression papier + partage de dossiers par mail ou sur espace partagé + parapheurs + renvoie réponse courrier, etc, etc... ...).

N'oublions pas que tous ce qui ne pourra pas être traité pendant la période de confinement constituera une charge lors du retour à la normale, alors que des options existent et peuvent être mises en place rapidement.

Comment identifier les démarches, tant vers des usagers externes et internes, qui peuvent facilement faire l'objet d'une dématérialisation.

Cela concerne en particulier toutes les procédures qui mobilisent un petit nombre d'agents traitants dans les services, et dont la volumétrie de dossiers reste limitée (par exemple moins de 100 dossiers par semaine).

N'oubliez pas ! une bonne partie des courriers reçus pourraient tout à fait faire l'objet d'un formulaire simple que les usagers complètent, et éventuellement y joignent une ou plusieurs pièces de leur choix !

Comment commencer ?

Tout d'abord ne passer pas par un rescencement préalable des procédures !. Il suffit de demander à chaque service, chef de bureau, agent, qu'elles sont les démarches les plus simples à traiter, ou celles qui demandent le plus de manipluation et de travail collaboratif et qu'il serait si simple de dématérialiser.

Vous pouvez aussi privilégier toutes les procédures nouvelles qu'il convient de mettre en place en urgence. Là encore, pensez à dématérialiser de suite !

Pensez bien à associer aussi votre DPO dans votre approche, car toutes les démarches ne peuvent pas être dématérialisées avec DS ( notamment celles qui sollicitent des données sensibles, données de santé par exemple ! ). Pour rappel, chaque procédure en ligne doit être délarée dans le registre de traitement de l'organisme !

Tététravailler avec "demarches-simplifiees" est facile, mais plusieurs règles s'imposent

Démarches-simplifiées est sur internet, et utilise des protocoles de chiffrement de bout en bout. Toutes les transactions sont donc protégées (comme les sites des banques!).

DS n'encombre pas le RIE (le réseau interministériel n'est pas sollicité quand vous travaillez de chez vous). Cette facilité s'accompagne toutefois de contraintes, que nous avons essayées de rendre les plus souples possibles.

C'est la raison pour laquelle plusieurs régles de sécurité sont mises en place:

• Vous ne pouvez vous connecter qu'avec les identifiants professionnels qui vous ont été délivrés lors de votre enregistrement

• Le navigateur sur lequel vous travaillerez de chez vous devra lui même être validé. C'est la raison pour laquelle lors de votre connexion, il vous est demandé de partir d'un lien contenu dans un mail reçu obligatoirement sur la boite professionnelle. Donc il vous faut être en mesure de récuperer vos mail professionnels pour vous connecter

• La durée d'une session est plus limitées que quand vous travailler à partir d'un poste sur votre réseau professionnel.

N'oubliez pas. Si vous travaillez à partir de votre ordinateur personnel, et que celui-ci est utilisé par d'autres personnes de votre entourage, n'enregistrez pas votre mot de passe sur votre poste !!!, mais redonner le à chaque fois.

Les modèles disponibles ( parmi une liste de 1000 ! )

La documentation de DS

Les dossiers supprimés ont pu été restaurés dans les jours suivants. Un petit nombre de données ont en revanche été perdues.

Cet article décrit le déroulement de l’incident, l’impact sur la plateforme, et les mesures prises pour éviter un nouvel incident.

Déroulement de l’incident

Mardi 21 janvier

16 h 40 : un administrateur de demarches-simplifiees.fr utilise un nouveau bouton « Supprimer le compte » pour retirer un le compte d’un usager de la plateforme.

17 h 15 : l’équipe technique se rend compte d’un souci sur cette fonctionnalité, et investigue. Elle se rend compte que suite à une erreur logicielle, la requête pour supprimer un compte usager est en train de progressivement supprimer les dossiers de tous les usagers.

17 h 30 : tous les services synchrones et asynchrones sont redémarrés ; la suppression progressive des dossiers est interrompue.

18 h 00 : l'équipe technique évalue le nombre de dossiers supprimés, et la disponibilité des sauvegardes quotidiennes pour une restauration des données.

22 h 00 : l’équipe technique met au point une série d’emails à envoyer aux usagers concernés.

Mercredi 22 janvier

9 h 00 : l’équipe technique investigue la possibilité de restaurer les données manquantes exactement au point où elles ont été supprimées.

12 h 00 : les emails notifiant les usagers concernés du problème sont envoyés.

13 h 00 : l’équipe technique bascule sur une autre méthode de récupération des données, et investigue les différentes méthodes de récupération possibles.

19 h 00 : une procédure de récupération permet de tester la récupération des premiers dossiers.

Jeudi 23 janvier

9 h 00 : L’équipe technique contine à écrire les outils qui permettent ré-insérer les données manquantes en production sans interruption de service.

14 h 00 : la récupération complète des dossiers est testée en pré-production.

18 h 00 : les dossiers supprimés par erreur sont restaurés en production. Les dossiers sont entièrement restaurées depuis la sauvegarde de la veille de l'incident.

Impact sur la plateforme

Les sauvegardes quotidiennes de la base de données ont permis de restaurer les dossiers perdus. En revanche, les pièces jointes de certains dossiers n’ont pas pu être restaurées.

Plus précisément :

• Environ 8 000 dossiers ont été indisponibles pendant 48 h – puis ont été restaurés.

• Les rares modifications effectuées sur ces dossiers dans la journée du 21 janvier n’ont pas pu être récupérées.

• Dans le cas d’environ 7 000 dossiers, une ou plusieurs pièces jointes n’ont pas pu être restaurées.

Communication

Les usagers concernés par cet incident ont reçus deux messages par email :

• Un email pour les informer de l’incident,

• Un email pour les informer que l’incident est résolu, et que leurs dossiers sont à nouveau disponibles.

En plus de cela, sur les quelques dossiers concernés par une perte des pièces jointes, un message d’information est affiché sur le dossier :

Ce message est également affiché aux Instructeurs du dossier, pour leur permettre de traiter correctement ces dossiers dont des pièces jointes seraient manquantes.

Mesures prises

Suite à cet incident, plusieurs actions ont été (ou vont être) prises par l’équipe technique pour éviter un incident similaire à l’avenir.

• Ajout dans le code d’un garde-fou qui interdit l’usage de l’idiome ayant causé le problème ;

• Sauvegarder plus fréquemment la base de données, pour pouvoir récupérer des données plus récentes en cas d’erreur ;

• Sauvegarder les pièces jointes dans un stockage à part, pour pouvoir les récupérer en cas de suppression accidentelle.

Présentation générale

L'équipe Démarches-simplifiées.fr dynamise les possibilités d'offres à destination des administrations. En ce sens, afin de répondre aux besoins propres de chaque échelon (niveau national/ niveau local avec l'organisme/niveau de la démarche), de nouveaux usages voient le jour. Ces derniers vont se traduire par la mise en œuvre de nouveaux tableaux de bords adaptés à vos besoins.

La notion de tableau de bord, Quid ?

Un tableau de bord doit être pour les partenaires un outil de pilotage. En fonction des objectifs souhaités, ce dernier, permet la visualisation, le suivi et l'exploitation des données pertinentes sous diverses formes, graphiques, cartographiques, etc.

Pourquoi travailler aujourd'hui sur les tableaux de bord ?

• Le tableau de bord, un moyen de répondre à vos attentes

Souhaité et attendu par les partenaires, le tableau de bord ou encore "Dashboard" est l'expression des résultats d'un travail effectué.

L'analyse du tableau de bord, devra vous aider à suivre les impacts des décisions prises.

A titre d'illustration, différents besoins ont été identifiés par l'équipe Démarches-simplifiées. Ainsi, en fonction de votre échelle dans l'usage du site Démarches-simplfiées.fr, et plus encore de l'objectif recherché, différents objets de tableaux de bord sont réalisables.

En tant "qu'administration centrale" , vous êtes valideur des comptes administrateurs du site Démarches-simplifiées.fr. Vous souhaiteriez avoir une meilleure connaissance d'un certain nombre d'indicateurs tels que, le nombre de "comptes administrateurs" actifs, ou encore le nombre de démarches publiées, dépubliées, supprimées.

En tant que "service déconcentré de l'Etat", vous souhaiteriez avoir une meilleure connaissance du nombre d'administrateurs au sein de votre organisme, du nombre de l'ensemble des procédures mises en œuvre, mais également du délai moyen de traitement par démarche ? Le tableau de bord est là encore, un moyen permettant de répondre à vos attentes.

En tant que "service déconcentré de l'Etat" ou "organisme public", vous souhaiteriez avoir une meilleure connaissance du nombre d'administrateurs au sein de votre organisme, du nombre des procédures mises en œuvre, mais également du délai moyen de traitement par démarche, du nombre de dossiers acceptés, refusés.

En tant "qu'administrateur des procédures" du site démarches-simplifiées.fr, vous souhaiteriez avoir une meilleure connaissance du nombre de procédures en cours ou encore du délai moyen de traitement pour une démarche, de l'activités des agents traitants.

En tant "qu'usager" du site démarches-simplifiées.fr, il est aussi possible d'enrichir le tableau de bord d'une procédure, afin d'être mieux informer des délais de traitement ou encore du nombre de dossiers en cours de traitement…

Comment ?

• L'ambition de l'équipe Démarches-simplifiées quant à la réalisation de tableau de bord

Notre ambition est de vous proposer des représentations de calculs d'indicateurs à partir des données contenues dans les formulaires des démarches publiées sur le site Démarche-simplfiées.fr.

Ces représentations proposées par notre équipe, pourraient être intégrées au sein du site, dans les interfaces dédiées aux administrateurs et instructeurs.

• Illustrations des propositions de tableau de bord réalisables par l'équipe Démarches-simplifiées

Le tableau de bord sera réalisé en fonction de vos besoins ou des problèmes rencontrés lors de l'usage du site Démarches-simplifées.fr. Notre équipe est actuellement en mesure de proposer plusieurs tableaux de bord, et ce, selon la gradualité du partenaire ou de l'usager concerné. En ce sens, la réalisation d'un tableau de bord est actuellement envisageable pour quatre niveaux de destinataire :

1. Au niveau de l'administration centrale : nous sommes en mesure de vous proposer de travailler les axes (indicateurs) suivants :

• Le nombre total d'administrateurs

• Le nombre total d'instructeurs

• Le nombre de nouveaux administrateurs sur une période

• Le nombre de nouveaux instructeurs sur une période

• Le nombre d'instructeurs désignés par procédure

• Le nombre moyen de procédures publiées par administrateur

• Le nombre d'administrateurs ayant publié une démarche sur une période

• Un tableau des démarches avec les chiffres clés (nombre de dossiers commencés, déposés, complet, avis favorable, avis défavorables, sans suite, archivés, supprimés)

2. Au niveau des services déconcentrés de l'Etat (organisme) : nous sommes en mesure de vous proposer de travailler les axes (indicateurs) suivants :

• Le nombre d'administrateurs

• Le nombre de procédures mises en œuvre sur une période donnée

• Le nombre de dossiers acceptés par démarche

• Le délai moyen de traitement d'une démarche

• Le nombre d'instructeurs par démarche

• Le nombre de démarches en test

• Le nombre de démarches publiées

• Le nombre de démarches actives sur une période

• Le nombre de démarches supprimées

• Le nombre total d'administrateurs

• Le nombre total d'instructeurs concernés par les démarches

• Le nombre de nouveaux administrateurs sur une période

• Le nombre de nouveaux instructeurs sur une période

• Le nombre d'instructeurs désignés par procédure

• Le nombre moyen de procédures publiées par administrateur

• Le nombre d'administrateurs ayant publié une démarche sur une période

• Un tableau des démarches avec les chiffres clés (nombre de dossiers commencés, déposés, complet, avis favorable, avis défavorables, sans suite, archivés, supprimés)

3. Au niveau de l'administrateur des procédures : nous sommes en mesure de vous proposer de travailler sur les axes ( indicateurs) suivants :

• Le nombre de démarches en test

• Le nombre de démarches publiées

• Le nombre de démarches actives (période)

• Le nombre de démarches supprimées

• Le nombre nombre total d'administrateurs

• Le nombre total d'instructeurs concernés par les démarches

• Le nombre de nouveaux administrateurs sur une période

• Le nombre de nouveaux instructeurs sur une période

• Le nombre d'instructeurs désignés par procédure

• Le nombre moyen de procédures publiées par administrateur

• Le nombre d'administrateurs ayant publié une démarche sur une période

• Un tableau des démarches avec les chiffres clés (nombre de dossiers commencés, déposés, complet, avis favorable, avis défavorables, sans suite, archivés, supprimés)

4 . Au niveau d'une procédure : nous sommes en mesure de vous proposer de travailler sur les axes (indicateurs) suivants :

• Date de publication

• Statut (publiée, close, supprimée, dépubliée)

• Le nombre de dossiers par statut

• Les délais moyens (global, construction/début de brouillon, instruction/construction, décision/instruction)

• Le nombre de dossiers déposés par période

• Lorsque c'est possible, réalisation de cartographie

Concernant la forme des tableaux de bord : Plusieurs représentations sont envisageables, telles que la représentation cartographique ou encore statistique des données pertinentes. En ce sens, vous trouverez ci-dessous des illustrations représentant les formes envisageables d'un tableau de bord pour une démarche :

• Retours et suggestions vers une dynamique de co-construction des tableaux de bord

Nous souhaitons vous associer à la définition et à l'amélioration des tableaux de bord dont pourront bénéficier les partenaires et les usagers.

De plus, les objets de tableaux de bord réalisables, détaillés ci-dessus, ne sont pas figés et peuvent évoluer. En ce sens, dans une dynamique de co-construction, notre équipe est ouverte aux suggestions afin d'améliorer les offres de tableaux de bord réalisables.

Les Agences Régionales de Santé mettent en oeuvre de nombreuses démarches avec "demarches-simplifiees.fr"

Voici une liste de procédures en Test qui peuvent être cloner directement par les services pour créer de nouvelles démarches en ligne.

Les dossiers déposés sur ces démarches sont automatiquement détruits au bout d'un semaine.

Les administrations adaptent leur organisation, et plusieurs ajustent ou mettent en place des procédures en ligne avec "demarches-simplifiees.fr"

26 mai 2020

AGGLOMERATION BEZIERS MEDITERRANEE

Préfecture de l'Yonne

• Funéraire COVID-19 (21 mai - 27 mai inclus) : (accès réservé)

Préfecture de l'Herault

25 mai 2020

Ministère de l'Economie: Direction générale des Entreprises

• Formulaire de suivi hebdomadaire des volumes de production (sur demande de la DGE)

Préfecture de Seine-Saint-Denis

Préfecture de la Marne

• Renouvellement du récépissé de demande de titre de séjour et autorisation provisoire de séjour

CPAM Val d'Oise

19 mai 2020

Conseil Départemental des Yvelines

• Demande de bon pour dépistage COVID-19 (accès réservé)

Préfecture de la Gironde

18 mai 2020

Préfecture du Rhône

17 mai 2020

Conseil Départemantal de Saone et Loire

16 mai 2020

Préfecture du Val d'Oise

15 mai 2020

Préfecture de Haute-Vienne

14 mai 2020

Préfecture d'Ille et Vilaine

14 mai 2020

Ministère de l'économie

• Relevé de situation pour les entreprises qui sollicitent une aide industrielle

13 mai 2020

Communauté de communes de l'ERNEE

12 mai 2020

Préfecture de l'Yonne

• Funéraire COVID-19 (07 mai - 13 mai inclus) (accès réservé)

Préfecture du Tarn

11 mai 2020

Caisse Primaire d'Assurence Maladie du Val d'Oise

• Soutien aux professionnels de santé mobilisés pour la distribution de masques FFP2 (accès réservé)

9 mai 2020

Préfecture de Seine-et-Marne

7 mai 2020

Préfecture du Tarns et Garonne

5 mai 2020

Commune de Pollionnay

• Recensement des personnes supplémentaires par foyer pour distribution de masques lavables (accès réservé)

Conseil Départemental des Hauts-de seine

• Demande de bon pour dépistage COVID-19 (ESMS PE/PH) - (accès réservé)

30 avril 2020

Direction Régionale Jeunesse et sports et de cohésion sociale Occitanie

Préfecture de l'Hérault

• Recensement hebdomadaire des effectifs de fréquentation des ACM ouverts du lundi 27 avril au dimanche 3 mai dans le cadre de l'accueil des enfants des personnels de gestion de crise Covid19 dans l'Hérault (accès réservé)

Commune de Saint-Rémy de Provence

29 avril 2020

ARS de Bretagne

• Questionnaire sur la télémédecine - COVID19 (accessible seulement à partir de l'intranet)

• Questionnaire sur les "visites dans les EHPAD" - COVID19 (accessible seulement à partir de l'intranet

Préfecture du Finistère

28 avril 2020

Ministère des Armées

• Contrôle des prestations (spécifications Covid-19) (accessible seulement à partir de l'intranet)

25 avril 2020

Préfecture des Bouches-du Rhône

24 avril 2020

Gouvernement ; Secrétariat général pour l'investissement

Préfecture de l'Herault

CCI Provence-Alpes-Côte d'Azur, CD 13, Agglomération Marseille, Ville de Marseille

23 avril 2020

DIRECCTE Bourgogne-Franche-Comté

• DIRECCTE BFC - UD 71 - Convention FNE Formation - COVID 19

Préfecture de l'Yonne

Ministère des Armées

• COVID-19 : Disponibilité auditeurs civils EdG P27 (accessible seulement à partir de l'intranet

Préfecture de l'Hérault

22 avril 2020

Agence Nationale de la Cohésion Sociale

Préfecture de Seine-Maritime

Ministère de la Transition Ecologique

Comme de Pont-du-Château

Préfecture de l'Yonne

• Cette enquête auprès des opérateurs funéraires agréés par la préfecture de l'Yonne (accès réservé)

21 avril 2020

Agglomération de Beziers

Préfecture de Corse

Préfecture de Vendée

Préfecture de l'Hérault

Préfecture de l'Yonne

Préfecture du Loiret

DIRECCTE AUVERGNE FRANCHE-COMTE

20 avril 2020

Préfecture de l'ESSONNE

Préfecture du Rhône

17 avril 2020

Ministère des armées

• Procédure interne déclarative

Préfecture de Haute-Garonne

• Demande de prolongation de visa de court séjour (sur demande)

Conseil Départemental des Yvelines

• Demande de bon pour dépistage COVID-19 - v1.0 (réservé aux organismes concernés)

16 avril 2020

Communauté d'agglomération d'ARRAS

Communauté de communes de Béthune

Ministère de l'Intérieur et Association des Régions de France

• Déploiement du'n dispositif de transfert de fichiers entre acteurs publics dans le cadre du Fonds de Soutien (réservé aux acteurs publics)

Préfecture du Pas-de-Calais

15 avril 2020

Préfecture des Vosges

Préfecture des Bousches-du-Rhône

10 avril 2020

CNC Direction de l'Audiovisuel

Conseil Départemental des Hauts de Seine.

• Demande de bon pour dépistage COVID-19 (réservé aux organismes d'accueil des personnes agées)

Préfecture de la Gironde

Préfecture de la Vienne

9 avril 2020

Préfecture du Calvados

• Relance de la construction dans le Calvados en période d'épidémie de COVID19: enquête sur la reprise des chantiers

8 avril 2020

Préfecture de la Creuse

Ministère des armées

7 avril 2020

Préfecture de Seine et Marne

6 avril 2020

Préfecture de Police de Paris

Ministère de l'Agriculture

Préfecture du Val de Marne

Préfecture du Calavados

3 avril 2020

Préfecture du Morbihan

2 avril 2020

Préfecture du Pas-de-Calais

Préfecture de l'Aube

• COVID19 Aube : Recensement des vêtements de protection à destination des personnels en première ligne Appel à la solidarité

31 mars 2020

Conseil départemental 78-92

Préfecture du Maine-et-Loire

• CONFINEMENT : suivi des rendez-vous annulés (suivi interne)

27 mars 2020

Préfecture de l'Hérault

26 mars 2020

Centre national du cinéma et de l'image animée (CNC)

Académie de Nantes

• Suivi des appel au n°vert (dispositif interne)

Académie de la Martinique

• Cellule de Continuité pédagogique - académie de la Martinique

25 mars 2020

Préfecture des Bouches-du rhône /Direction Régionale et Départementale de la Jeunesse, Sport et Cohésion Sociale PACA

Préfecture du Morbihan /Direction départementale de la cohésion sociale du Morbihan

24 mars 2020

Pix

Préfecture Grand Est et partenaires locaux (Conseil régional, CCI, CMA...)

23 mars 2020

Préfecture du Calvados

Ministère des Armées

21 mars 2020

ARS Bretagne

• Guide méthodologique relatif à la préparation des équipes aux impacts organisationnel du Covid19 (diffusion interne)

20 MARS 2020

Office National des Fôrêts

La Préfecture de l'Aube :

La Préfecture du Tarn :

La Préfecture de la Haute-Vienne :

La préfecture de l'Aube

• Recensement des besoins en accueils d'enfants âgés de moins de 16 ans pour les professionnels mobilisés dans le cadre du COVID 19 (accès privé)

La préfecture du Loiret:

19 MARS 2020

La French Tech:

Ministères des armées :

• Cet appel à projets du ministère des Armées, lancé par l’Agence de l’Innovation de Défense (AID), dans le cadre du plan gouvernemental de lutte contre le COVID-19, vise à disposer de propositions pour lutter contre la pandémie de COVID-19.

Préfecture du Tarn :

Ministère des solidarités et de la santé :

• Recensement des disponibilités matérielles auprès de professionnels

Université de Montpellier :

• Déclaration de difficultés résultant de la fermeture de l'université

AGENCE REGIONALE DE SANTE AUVERGNE-RHONE-ALPES:

• Remontée des informations relatives aux arrêts de travail

Préfecture de Seine-et Marne :

PREFECTURE DU CALVADOS :

• Dépôts de dossiers de renouvellement de cartes prfessionnelles

FranceAgriMer :

Ministère de l'Agriculture et de l'Alimentation :

Ministère de l'Agriculture et de l'Alimentation :

Préfecture de Haute-Garonne:

• Report des dépôts des dossiers pour le Fonds de Prévention de la Délinquance au 17 avril (FIPD)

DIR Centre Ouest :

Le challenge

Démarches simplifiées n'est pas doté d'un moteur de WORK FLOW, au sens habituel du tes, à plusieurs niveaux tout en gardant une très grande souplesse et transparence dans les actions réalisées par les agents qui interviennent.

Le cas d'usage

Nous proposons d'organiser une démarche régionale, avec instruction départemenentale, associant plusieurs services et organismes, puis régionales, là aussi associant plusieurs services et organismes, pas forcément publics.

Pour effectuer l'instruction de cette démarche, on va mobiliser dans DS plusiuers options :

• Instruction à plusieurs services

• Instruction à plusieurs niveaux (Avis niveau 1, puis avis Niveau 2, puis décision Niveau 3 )

La clé de cette organisation se situe essentiellement dans la manière dont on utilise:

• Les annotations privées

• Les avis d'experts

• Les affections de dossiers en utilisant l'onglet "personnes impliquées"

1 er question : Routage ou pas routage ? : souhaitez vous que tous les instructeurs de l'ensemble des départements et de la région voient tous les dossiers ou que seuls les agents de chaque département puissent agir sur leur dossier.

• Si non ( à savoir que tous les instructeurs voient tous les dossiers) : pas la peine de routage .... on crée un liste d'instructeur, et ils pourront filtrer les dosiser sur un cham département que vous aurez mis dans le formulaire (et si ils le souhaitent ils pourront voir l'ensemble des dossiers)

• Si oui : vous voulez du routage, c'est à dire que vous souhaitez que les usagers choissisent obloigatoirement une valeur dans un menu déroulant, valeur à laquel sous aurez attaché une liste d'agent. (si l'option routage n'apparait pas dans votre profil d'instructeur, merci de nous le demander)

2 ème question: Experts ou pas d'experts invités dans l'instruction des dossiers ?

3 ème opération : paramétrer correctement le volet "annotation privé"

Une bonne partie du dispositif qui permet de faire de l'instruction à plusieurs niveaus se fait au travers de l'onglet "annotation privée"

Organiser les "annotations privées"

Pour organiser le niveau départemental, deux options de possibles:

• A la fin de ce premier bloc, on va y joindre une section pour indiquer l'avis final du niveau "départemental"

Puis un créé un champ qui précise que le dossier peut etre vu maintenant par la niveau régional.

• Et enfin on peut refaire en bas du formulaire une organisation de même type qu'au dessus ( bloc repérable si il y a plusieurs services régionaux)

Option 1 : Prévoir tous les champs pour l'ensemble des services

Option n°2 : Création d'un bloc répétable pour récupérer les avis des services départementaux.

Organiser la collecte de l'avis départemental

Il s'agit de créer les champs pour collecter l'avis de fin.

Transmettre le dossier au niveau régional

La proposition est la suivante: Il s'agit de positionner ici un champ qui va indiquer au niveau régional que le niveau départemental a termine son instruction. Grace à la valeur saisie dans ce champ, le service régional va etre en mesure de "filtrer" les dossiers pour n'y faire apparaitre que ces dossiers, et ainsi poursuivre l'instruction. A signaler que les agents des services départementaux connues a accéder au dossier, et sont notifiés des décisions prises par le niveau régional.

Organiser l'instruction au régional

Les options pour organiser le niveau d'instruction au plan régional sont les mêmes que pour le niveau départemental :

• Soit choisir de créer autant de champs que de services

• Choisir de créer un bloc répétable.

Voilà, vous avez terminé la phase 1: paramétrer le formulaire: maintenant, le reste c'est à l'usage !

Exploiter le formulaire en production

Une fois publié, vous allez voir :

• ce qui se passe côté usager

• ce qui se passe côté instructeur départemental

• ce qui ce passe pour le niveau régional

• Pinguer un instructeur pour qu'il suive le dossier

Pour l'usager... je choisi obligatoirement le département ( la clé du routage)....

Pour l'usager ... c'est fini...

Pour l'instructeur départemental

Selon qu'il y ait routage, ou pas, il va accéder aux dossiers ( soit tous, et il peut mettre en place des filtres) soit uniquement ceux de la valeur de la clé de routage sur lequel il a des droits.

J'accéde au dossier et à l'onglet "annotation privée"

Activation du champs permettant d'informer le service régional qu'il peut prendre la main.

Le niveau régional prend en charge de dossier

Filtre des dossiers sur la valeur du champ "inviter le niveau régional à instruire le dossier"

Les instructeurs au niveau régional poursuivent alors l'instruction

Pinguer un instructeur pour qu'il suive le dossier

Une autre manière pour informer un instructeur qu'il lui appartient de devoir aller vois un dossier est de lui envoyer une alerte en utilisant l'onglet "personnes impliquées"

Il suffit de sélectionner un ou plusieurs des instructeurs du groupe pour qu'ils recoivent un message les invitant à aller dans un dossier !!!!

Cette page met à disposition des Préfectures et des services de l'Etat au niveau départemental une liste de démarches dématérialisées par d'autres services déconcentrés.

Elle sera enrichie régulièrement de l'exploitation des 2000 démarches existantes.

Nous vous proposons aussi d'améliorer les démarches, à partir de vos retours, pour toujours avoir en ligne des formulaires les plus adaptés à vos besoins.

Les formulaires sont uniquement en version TEST, et les dossiers sont détruits très régulièrement.

Tableau de bord:

Analyse statistique autour de niveau administrateur/ instructeurs des données disposer sur DS.

3. Au niveau de l'administrateur des procédures : nous sommes en mesure de vous proposer de travailler sur les axes ( indicateurs) suivants :

Cas n°1 : Le nombre de démarche en test / publiées/ supprimées/active:

Cas n°2 : Le nombre total d'administrateurs:

Dans cette partie nous allons étudier l'évolution du nombre d'administrateurs par démarche ainsi présenter le pourcentage de chaque modalité associée à l'activité de ces administrateurs.

le nombre total d'administrateurs sur DS est de : 9732 / 25470 ( à voir)

2.1 :Le nombre total d'administrateurs par les démarches:

2.2 :Plus de 3 admin par démarche :

Cette figure représente les procédures qui contient plus de 3 admin

2.3 : Les modalités selon l'activité des administrateurs:

2 : tabl ( à discuter)

Cas n°3 :Le nombre total de dossiers par les démarches

Cas n°4 :Le nombre total d'instructeurs par les démarches:

• Le nombre total d'instructeurs est de( groupe instr / proc/ sig tto) : 212,275

• sinon avec la table 'instructeur seul' : 47,928

Cas n°6 :La liste d'administrateurs par les démarches constitué de 10 dossiers :

L'ensemble des administrateurs qui dirigent des procédures constituées de moins de 10 dossiers, mais fort possible les mêmes admins dirigent d'autres procédures qui contiennent plus de 10 dossiers ( à revoir) ( on peux pas les éliminer directement )

Note :

y'a qlqs analyses que j'ai traité dans niveau 3 prq refaire ?

Afin d'effectuer une analyse des informations de DS au niveau national/local, il s'agit d'effectuer un certain nombre d'ajouts et de normalisation:

• Normalisation des noms des organismes

• Normalisation des types et nature des organismes

• Normalisation de rattachement ministériel, d'autant que la question qui est posée s'agissant des démarches mises en oeuvre sur DS n'est pas le rattachement des organismes à un ministére de tutelle, mais celui des démarches elles-mêmes au ministère chargé de sa mise en oeuvre. Ce point est crucial s'agissant en particulier des services déconcentrés de l'Etat qui, au niveau départemental ou régional, peuvent agir pour le compte de plusieurs politiques ministérielles.

• Le analyses peuvent ensuite être effectuées selon deux approches:

  • D'une manière générale

    • Par organisme

    • Par ministère

    • Par SG

    • Par Type/nature

  • par approche géographique

    • au niveau départemental

    • au niveau régional

Une double classification

La classification des organismes

La première classification est celle des organismes

Actuellement, ce sont plus de 750 organismes qui sont recensés dans DS.

1 ) Il est proposé de les classer selon la nomenclature suivante.

Pour cette nomenclature, il est proposé de codifier d'abord le type (en gras) et la natutre de l'organisme en un deuxième temps

Dans DS, cette codification pourrait etre proposée lors de la création du service.

L'affectation des démarches à un ministère, et par conséquence, à un SG

La proposption, est de codifier d'abord le ministère (ligne de dessous). Le SG ( ligne en gras) est automatiquement attribuée (tous le monde ne connait pas le SG d'appartenance)

Codifier le territoire d'exécution de la procédure.

Généralement, cette information résulte du lieu de domiciliation de l'organisme, mais cette regle n'est pas automatique. Certain organisme nationaux sont installés en province, et leur compétence es nationale. Il est est de mêm e pour ceryans organismes, dont la compétence s'étend au délà ou en déça des zones administraties clasiqques., départements ou régions. Il est proposé de ne pas en tenir compte en l'état actuel.

Cela nécessité donc d'affecter un département à une démarche, de cette manière ci :

Les autres informations essentielles

Elles concernent la temporalité et les volumétries

Sur la temporalité, deux sont à exploiter:

La temporalité liées au cycle de vie d'une démarche

• Cela vise à distinguer parmis toutes les démarches, celles qui sont actives à un instant.

  • Cette approche est complexe, car il s'agit de savoir parmi les démarches publiées, celles qui le sont réellement. Une manière de le savir est de repérer les démarches qui ont eu, au curs du dernier mois, un nombre relatif de dossiers déposés. Aujorud'hui la régle propsoée est au moins 4. Cette approche à pour défaut de minimiser le nombre de démarches réellement publiées sur le dernier mois d'analyse, car celles qui sont publiées en fn de mois ont rarement eu de dossiers déposés. Ainsi, en avril 2021 si 1600 démarches ont eu au moins 5 dossiers de déposés, ce sont 3000 démarches qui sont "publiées"

• La temporalité liée au rythme de dépôt des dossiers, par démarche.

  • Cette deuxième analyse vise à avoir, dans le temps, les variations de dépôt de dossiers par démarche et par mois.

Toutes ces approches ce combinent donc pour arriver à des résultats de cette nature.

L’urgence à déployer de nouvelles procédures liées à la gestion de la crise COVID puis la mise en œuvre du plan de relance, auquel on doit ajouter le développement du télétravail ont été un accélérateur de la dématérialisation des procédures par les services centraux et déconcentrés.

Le dispositif « démarches-simplifiées », déployé par la DINUM a accompagné ce mouvement qui s’est traduit par une progression substantielle des usages en un an.

Le nombre de démarches publiées par mois est passé de 253 en mars 2020 à 471 en avril 2021 (1408 procédures étaient disponibles en ligne en avril 2021 contre 408 en avril 2020 soit + 248 % .

75 % des démarches publiées résultent des services déconcentrés de l’Etat.

Sur la même période, le nombre de dossiers déposés est passé de 74 850 en avril 2020 à 230 416 en avril 2021 (Plus 208 %).

Concernant les démarches plus directement liées à la gestion de la crise COVID et au plan de relance, ce sont plus de 100 organismes publics qui ont déployé plus de 300 nouvelles démarches, à l’origine de plus de 300 000 dossiers.

Quelques exemples :

Au niveau National

• Enquête hebdomadaire sur le suivi des impacts du COVID au sein des administrations centrales et déconcentrés (DGAFP)

• Enquête hebdomadaire sur le déploiement du télétravail dans les services centraux et déconcentrés (DGAFP)

• Les échanges de d’informations relatifs aux dossiers d'aides accordées aux PME au titre du plan de relance entre la DGFIP et les Conseils Régionaux pour l’abondement des aides aux TPE par les fonds régionaux.

• Appel à candidatures de solutions touristiques innovantes post épidémie Covid 19 (ATOUT FRANCE)

• La mise en place des fonds d’indemnisation pour les entreprises du secteur de la communication (CNC)

• Appel à la mobilisation des acteurs de la Tech dans le contexte d'épidémie de coronavirus COVID-19 (FrenchTech)

Au niveau des services déconcentrés et des collectivités locales, le déploiement de mesures d'urgence vise de multiples aspects :

• La dématérialisation dans les services d’accueil des usagers afin de faciliter la continuité des services (service de réglementation de la chasse, des services des étrangers dans les préfectures avec la mise en place d’un processus de dépôt et d’instruction en ligne préalable aux rendez-vous par 20 préfectures, dont Paris, Strasbourg, Bordeaux, Nantes, Lyon…)

• APPEL A MANIFESTATION D’INTERET 2020 en éducation aux gestes barrières et de promotion et d’éducation en santé-environnement dans le contexte de la pandémie COVID-19 (ARS Auvergne Rhône Alpes)

• La mise en œuvre des dispositifs de soutien par les services de l'Etat aux collectivités locales (Dotation spécifiques DETR et DSIL, soutien à l’achat des masques),

• Mise en place de dispositif de soutien aux associations et aux TPE par les collectivités locales, en complément des dispositifs Etat (Fonds régionaux, départementaux ou intercommunaux tels que CC- ARRAS, BETHUNE, LERNEE)

• La dématérialisation a concerné aussi bien d'autres secteurs et organismes:

  • Attribution d’une prime exceptionnelle dite « Prime Covid » dédiée aux personnels mobilisés dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire déclaré pour faire face à l’épidémie de Covid-19 par l'IRD ( Institue de Recgeche pour le Développement)

Page des documents de référence pour la déclaration des dons.

CGU de démarches-simplifiees.fr

Dans le cadre du déploiement de la dématérialisation des démarches administratives, la plateforme « Démarches simplifiées.fr » ( le « Service » ) , permet de saisir en ligne l’administration afin d’effectuer certaines démarches dites « administratives ». La plateforme « Démarches simplifiées » propose la mise en œuvre de téléservices pour les usagers, aux différentes administrations éligibles.

Par « administration », il est entendu « les administrations de l’État, les collectivités territoriales, leurs établissements publics administratifs et les organismes de personne droit public et de droit privé chargés d’une mission de service public administratif, y compris les organismes de sécurité sociale », comme défini aux dispositions de l’article L100-3 du Code des relations entre le public et l’administration (CRPA).

Les présentes conditions d’utilisation (CGU) sont mises en œuvre conformément à l’article L. 112-8 du code des relations entre le public et l’administration.

Elles s’imposent (Ces conditions sont prescrites et exigeantes) :

au Public, : usager du service réalisant une démarche en ligne

aux Administrations et partenaires : utilisateur du « Service » qui crée des formulaires en ligne et et organise le traitement des dossiers déposés par le public

à la DINUM : qui développe et opère le « Service »

aux Sous-traitants de la DINUM: qui participent au fonctionnement du « Service »

Le DINUM est responsable de traitement concernant l’enrôlement des administrations et pour les données que nous acheminons aux administrations.

Les administrations/partenaires conservent la responsabilité du service fait à l’encontre du Public.

1 - Présentation du service

Le « Service » est mis en œuvre par la Direction interministérielle du numérique (ci-après dénommée « la DINUM»).

Il contribue à mettre en relation une administration partenaire avec ses usagers dans le but de réaliser une démarche administrative.

Le service permet

• la dématérialisation de Démarches Administratives par les Administrations ;

• la réalisation en ligne de ces démarches par le Public et la faculté pour eux de partager la construction du dossier avec les personnes de leur choix.

• l’instruction partagée et éventuellement le recueil d’avis par les Administrations pour traiter les Dossiers déposés par le public ;

• le suivi des dossiers à traiter et l’accès à un tableau de bord récapitulatif pour les administrations

• le dialogue entre l’ensemble des utilisateurs du service autour d’une démarche ;

• l’accès à un tableau de bord des démarches engagées par le Public.

Au sens des CGU, sont considérés comme :

• Démarche Administrative ou Démarche : demande présentée par le Public ou déclaration transmise par celui-ci, par l’intermédiaire du Service DS, à une Administration partenaire ;

• Public : Personne physique, usager du Service.

• Administration : personne publique ou privée chargée d'une mission de service public administratif au sens du 1° de l’article L.100-3 du code des relations entre le public et l’administration (ci-après « le CRPA ») ;

• Téléservice : système d'information permettant aux usagers de procéder par voie électronique à des démarches ou formalités administratives ;

• Super-administrateur (anciennement « manageur »); Personne physique habilitée par la DINUM à gérer les aspects relatifs à l’enrôlement et au suivi des procédures mises en ligne par les « Administrateurs »

• Administrateur : personne physique, agissant pour le compte d’une Administration, responsable de la création de la démarche administrative ainsi que de l’organisation de son instruction ;

• Instructeur : personne physique ayant obtenu délégation par l’Administrateur pour intervenir sur le traitement et l’instruction d’une Démarche Administrative ;

• Expert : personne physique qui a obtenu une délégation d’un Instructeur pour formuler un avis sur un Dossier ;

• Invité : personne physique, invitée par le Public pour intervenir sur son Dossier ;

• Dossier : ensemble des éléments fournis par le Public lorsqu’il réalise une Démarche.

Le Service est mis à disposition sans autres garanties expresses ou tacites que celles qui sont prévues par les présentes.

L’utilisateur s’engage à respecter les présentes CGU et la législation en vigueur. Il s’engage notamment à ne fournir, dans le cadre de l'utilisation du Service, que des informations exactes, à jour et complètes.

Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s'expose, notamment, aux sanctions prévues à l'article 441-1 du Code Pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu'à trois ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende.

Le Service n’est pas conçu pour les démarches nécessitant la collecte de données relevant du I de l’article 6 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Le Service n’est pas conçu pour les démarches qui pourraient être effectuées par des mineurs

2 - Mentions légales

Éditeur

Direction Interministérielle au Numérique (DINUM) 20 Avenue de Ségur 75007 PARIS

Directeur de la publication

Monsieur Nadi Bou Hanna, Directeur Interministériel au Numérique.

Prestataire d'hébergement

OVH RCS Roubaix – Tourcoing 424 761 419 00045 Code APE 6202A N° TVA : FR 22 424 761 419 Siège social : 2 rue Kellermann - 59100 Roubaix - France.

3 – Modalités d’utilisation du Service

L’utilisation du Service est libre et facultative

Conditions techniques d’accès :

Pour utiliser l'outil dans les meilleures conditions, vous devez utiliser un navigateur dont la version est supérieure ou égale à :

• Chrome V50

• Internet Explorer V12

• Edge V14

• Firefox V50

• Opera V40

• Safari V8

• iOS V8

Utilisation de cookies

Le site dépose des cookies de mesure d’audience (nombre de visites, pages consultées), respectant les conditions d’exemption du consentement de l’internaute définies par la recommandation « Cookies » de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL). Cela signifie, notamment, que ces cookies ne servent qu’à la production de statistiques anonymes et ne permettent pas de suivre la navigation de l’internaute sur d’autres sites.

Le site dépose également des cookies de navigation, aux fins strictement techniques, qui ne sont pas conservés. La consultation de la plateforme n’est pas affectée lorsque les utilisateurs utilisent des navigateurs désactivant les cookies.

Plateformes et outils :

Plateformes et outils pour l’accès, la navigation et la gestion des utilisateurs et des données :

La DINUM s'engage à prendre toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité d’accès, de navigation et la gestion des utilisateurs du Service et le traitement des données collectées, et notamment la sécurité des plateformes et outils mis en œuvre pour accomplir ce Service.

4 - Traitement des données à caractère personnel

Il convient de distinguer deux natures de traitement :

4.1 : Les traitements effectués par la DINUM pour les données collectées aux fins d’enrôlement du Public, des Administrateurs, Instructeurs et des Experts.

4.1.1 : Les données collectées lors de la création des comptes du « public »

Lors de l'inscription au « Service », l'usager choisit un identifiant (formalisé par une adresse électronique valide) et un mot de passe. Le mot de passe doit comprendre 8 caractères. L'usager doit conserver son identifiant et son mot de passe qui lui seront utiles pour tout accès à ses dossiers.

Le mot de passe doit être choisi par l'usager de façon qu'il ne puisse pas être deviné par un tiers. L'usager s'engage à en préserver la confidentialité. L'usager s'engage à avertir immédiatement la DINUM de toute utilisation non autorisée de ces informations, la DINUM ne pouvant être tenue pour responsable des dommages éventuellement causés par l'utilisation du mot de passe et du numéro de dossier par une personne non autorisée.

L'usager du Service fournit une adresse électronique valide lors de son inscription au service qui servira d'identifiant et sera utilisée pour la confirmation des opérations réalisées par l'usager sur ders dossiers, et pour l'envoi des alertes relatives au suivi des démarches.

L'utilisation du service requiert une connexion et un navigateur internet. Le navigateur doit être configuré pour autoriser les cookies de session.

Lors de la création du compte, la liste des données collectées sont :

• le Mail

• le Mot de passe

Le public peut demander la suppression de son compte à tout moment. Elle n’est possible que si son mail est attaché à au moins un dossier en cours d’instruction dans une administration. L’ensemble des dossiers doivent avoir été traité.

4.1.2 : Pour exercer le rôle d’Administrateur, les agents des Administrations sont invités à en faire la demande auprès du ministère de tutelle par le biais d’un formulaire mis en ligne par le « service »

La liste des données collectées sont :

• Nom de l’organisme

• Le mail (Professionnel)

• Le nom

• Le prénom

• Le numéro de téléphone professionnel

• La qualité

• Le ministère de tutelle

• La désignation du délégué à la protection des données ( DPO ), conformément à l’article 37.7 du RGPD dès lors que le traitement de données à caractère personnel est effectué par un organisme public.

Le ministère de tutelle vérifie l’éligibilité de l’agent et de l’administration avant de d’accepter la création d’un compte Administrateur.

Le ministère confie à la DINUM la phase de validation des comptes dans le « Service »

Dans un deuxième temps, l’Administrateur est invité à confirmer la création d’un compte

Lors de la confirmation au « Service », l'Administrateur choisit un identifiant (formalisé par une adresse électronique professionnelle valide) et un mot de passe. Le mot de passe doit comprendre 8 caractères et répondre à des règles de complexité déterminées par la DINUM. L'Administrateur doit conserver son identifiant et son mot de passe qui lui seront utiles pour tout accès à ses dossiers.

Le mot de passe doit être choisi par l'usager de façon qu'il ne puisse pas être deviné par un tiers. L'Administrateur s'engage à en préserver la confidentialité. L'Administrateur s'engage à avertir immédiatement la DINUM de toute utilisation non autorisée de ces informations, la DINUM ne pouvant être tenue pour responsable des dommages éventuellement causés par l'utilisation du mot de passe et du numéro de dossier par une personne non autorisée.

L'usager du Service fournit une adresse électronique professionnelle valide lors de son inscription au service qui servira d'identifiant et sera utilisée pour la confirmation des opérations réalisées par, et pour l'envoi des alertes relatives au suivi des démarches.

L'utilisation du service requiert une connexion et un navigateur internet. Le navigateur doit être configuré pour autoriser les cookies de session.

Ces données sont conservées par le service jusqu’à la demande de suppression formulée par l’Administrateur auprès de celui-ci. La suppression d’un compte ne peut être possible que si son mail n’est attaché à aucune démarche publiée et sur lesquels des dossiers sont en cours de saisie par les usagers ou en cours d’instruction.

4.1.3 : les données collectées lors de la création des comptes des « Instructeurs » et des « experts »

L’administrateur désigne un ou plusieurs instructeurs qui seront en mesure d’accéder aux dossiers des usagers. Les instructeurs sont invités à se créer un compte constitué du mail d’invitation utilisé par l’administrateur, et d’un mot de passe.

Les instructeurs peuvent inviter des « experts » à accéder à des dossiers des usagers. Les « experts » sont invités à se créer un compte constitué du mail d’invitation utilisé par l’instructeur, et d’un mot de passe.

Dans un deuxième temps, l’Instructeur ou l’Expert est invité à confirmer la création d’un compte

Lors de la confirmation au « Service », cet usager choisit un identifiant (formalisé par une adresse électronique professionnelle valide) et un mot de passe. Le mot de passe doit comprendre 8 caractères et répondre à des règles de complexité déterminées par la DINUM. L’usager doit conserver son identifiant et son mot de passe qui lui seront utiles pour tout accès à ses dossiers.

Le mot de passe doit être choisi par l'usager de façon qu'il ne puisse pas être deviné par un tiers. Il s'engage à en préserver la confidentialité et à avertir immédiatement la DINUM de toute utilisation non autorisée de ces informations, la DINUM ne pouvant être tenue pour responsable des dommages éventuellement causés par l'utilisation du mot de passe et du numéro de dossier par une personne non autorisée.

L'usager du Service fournit une adresse électronique professionnelle valide lors de son inscription au service qui servira d'identifiant et sera utilisée pour la confirmation des opérations réalisées par, et pour l'envoi des alertes relatives au suivi des démarches.

L'utilisation du service requiert une connexion et un navigateur internet. Le navigateur doit être configuré pour autoriser les cookies de session.

Lors de la création du compte, la liste des données collectées sont :

• le Mail

• le Mot de passe

Ces données sont conservées par le service jusqu’à la demande de suppression formulée par l’Instructeur ou l’Expert auprès de la DINUM.

• La suppression d’un compte d’Instructeur ne peut être possible que si son compte n’est attaché à aucune démarche publiée et sur lesquels des dossiers sont en cours de saisie par le Public ou en cours d’instruction.

• La suppression d’un compte « Expert » peut être effectué à tout moment

4.1.4 Les destinataires de ces données.

Les destinataires de ces données sont la DINUM

La DINUM s'engage à prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données collectées auprès du Public, des Administrateurs, des Instructeurs et des Experts, et notamment empêcher qu'elles soient déformées et endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

La DINUM garantit aux Usagers du Service, les droits d'accès, de rectification et d'opposition prévus par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique aux fichiers et aux libertés.

Ces droits s’exercent auprès de la DINUM.

Pour résilier son inscription, l’utilisateur en fait la demande :

Par mail :

contact@demarches-publiques.fr

Par voie postale :

Direction Interministérielle au Numérique 20 Avenue Ségur 75007 Paris

4.2 Les données relatives aux procédures mises en ligne par les Administrations

4.2.1 : Les Administrations sont responsables du traitement des démarches mises en œuvre par l’intermédiaires du Service, la DINUM exerçant un rôle de sous-traitant (précisons sur les obligations de la DINUM en annexe) ;

A ce titre, L’Administration partenaire est responsable des traitements opérés sur les données reçues dans le cadre du Service et, à ce titre, respecte les obligations inhérentes à ce traitement, notamment celles prévues par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et par le règlement européen nᵒ 2016/679 dit règlement général sur la protection des données.

L’administrateur veille notamment à ce que la Démarche soit prévue par une disposition législative ou réglementaire, soit instruite et traitée dans ce cadre, ou s’inscrit dans la gestion de processus internes à l’Administration ;

• Il détermine la liste des informations collectées auprès des usagers, en mettant en œuvre le principe de minimisation des données collectées

• Il est responsable de la désignation des Instructeurs.

• L’instructeur est responsable de la désignation des « experts »

L’Administrateur met en œuvre, le cas échéant, un échange d’informations par traitements automatisés avec des systèmes d’informations.

L’Administration tient à jour la liste des traitements automatisés mis en œuvre sur le Service.

L’Administration s’engage à ne pas commercialiser les données reçues, à ne pas les communiquer à des tiers en dehors des cas prévus par la loi et à effectuer toutes formalités préalables obligatoires auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

En utilisant le Service, l’Administration partenaire s’engage en outre à respecter un niveau de qualité de services aux usagers, et notamment à assurer un service d’aide et d’accompagnement au Public pour ses Démarches et à traiter les Dossiers dans les meilleurs délais, et à publier leurs démarches sur « l’observatoire de la Qualité » « https://observatoire.numerique.gouv.fr »

4.2.2 : Durée de conservation des données des démarches publiées sur le Service

L’Administrateur détermine la durée de conservation des données de sa Démarche par le Service.

Le Service conserve les données uniquement le temps prévu par l’Administrateur.

A la date de fin de conservation du dossier fixé par l'Administration, celui-ci est supprimé des bases du Service.

Seule une trace du Dossier est conservée. Celle-ci indique, le nom de l’Administration chargée de la Démarche, le nom de la Démarche, la date de dépôt de la Démarche, la date de décision,. Cette trace est accessible au Public et à l’Instructeur dans leur tableau de bord respectif.

L’Administration garantit aux usagers du Service les droits d'accès, de rectification et d'opposition prévus par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique aux fichiers et aux libertés.

Ces droits s’exercent auprès des informations de contact définis par l’Administration lors de la publication de la démarche, et dont le renseignement est obligatoire, avant publication.

L’utilisateur peut aussi effectuer la demande de résiliation auprès de la DINUM :

Par mail :

contact@demarches-publiques.fr

Par voie postale :

Direction Interministérielle au Numérique 20 Avenue Ségur 75007 Paris

Dans ce cas, la suppression ne sera rendue effective qu’après saisine de l’Administration concernés par la DINUM, et sur accord de l’Administration partenaire.

4.3 . Données de journalisation

Le Service conserve pendant une durée de 6 mois les données de journalisation (https://www.cnil.fr/fr/securite-tracer-les-acces-et-gerer-les-incidents)

5 - Engagements et responsabilité

Le présent Service est mis en œuvre selon les dispositions du code des relations entre le public et l’administration (CRPA).

La DINUM est autorisé à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère personnel nécessaires pour fournir le service de dématérialisation publiés par le biais du Service.

- le recueil et le stockage de données à caractère personnel auprès de personnes physiques ou morales candidatant à une attribution de médaille ;

- la conservation de ces données pour la durée fixée par le responsable de traitement, permettant l’instruction du dossier ;

- l’accès à ces données par les services de l’administration en vue d’instruire ces demandes ;

- la notification de la réponse de l’administration à ces demandes

La nature des opérations réalisées sur les données sont :

• Collecte

• Affichage

• Conservation le temps du traitement

• Extraction vers l’Administration

5.1 Les obligations respectives sont déterminées par le tableau ci-joint

6 – Modification, évolution et qualité du Service

Le service est développé conformément à l’état de l’art. Toutefois, il n’est pas garanti qu’il soit exempt d’anomalies ou erreurs. Le service est donc mis à disposition sans garantie sur sa disponibilité et ses performances. A ce titre, la DINUM ne peut être tenue responsable des pertes et/ou préjudices, de quelque nature qu’ils soient, qui pourraient être causés à la suite d’un dysfonctionnement ou une indisponibilité du service. De telles situations n'ouvriront droit à aucune compensation financière.

La DINUM se réserve par ailleurs la liberté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, le Service pour des raisons de maintenance, de sécurité, ou pour tout autre motif jugé nécessaire. Une page d'information est alors affichée à l'usager lui mentionnant cette indisponibilité.

La DINUM veille en particulier à assurer une disponibilité du Service de 99,5 % du temps.

Toutefois, La DINUM se réserve la liberté de suspendre, moyennant un préavis de 48h, le Service pour des raisons de maintenance. En cas d’urgence, cette suspension pourra intervenir sans préavis ou pour tout autre motif jugé nécessaire. Dans ces situations, les temps de suspension ne seront pas comptabilisés dans la disponibilité.

L’indisponibilité du Service ne saurait ouvrir droit à aucune compensation quelle qu’en soit sa nature.

La DINUM assure un support des usagers exclusivement sur les parties techniques de l’outil.

La DINUM s’engage à assurer le suivi et l’évaluation de l’utilisation du Service, et à communiquer les résultats obtenus aux différents partenaires.

7 – Sécurité

Le Service a fait l’objet d’une homologation de sécurité, délivrée par la DINUM le 20 janvier 2020, pour une période de 1 an

La DINUM prend toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données à caractère personnel et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées ou endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Ces mesures sont notamment les suivantes :

• Pare-feu multi-niveaux,

• Anti-virus de notoriété avérée et détection des tentatives d’intrusion,

• Transmission cryptée des données à l’aide de la technologie SSL/https/VPN,

• Machines dédiées

Par ailleurs, l’accès aux traitements par les Usagers du service nécessite une authentification des personnes accédant aux données, au moyen d’un code d’accès et d’un mot de passe individuels, suffisamment robustes et régulièrement vérifié.

Les données transitant sur des canaux de communication non sécurisés font l’objet de mesures techniques visant à rendre ces données incompréhensibles à toute personne non autorisée.

Toute question à propos de la sécurité du Service peut être adressée à l’adresse de contact défini au chapitre 8

8 - Nous contacter

Difficultés techniques : contact@demarches-simplifiees.fr

Problèmes liés à la procédure : déterminé par le service publiant la démarche

Droit d’accès CNIL : contact@demarches-simplifiees.fr

856 Appels à Projets, Appels à Manifestation d'Intérêt, Dépôts au titre du plan de relance, classés par Organisme porteur.