Guide instructeur
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Un instructeur est une personne nommée par le référent afin de prendre en charge le traitement et l'instruction des dossiers d'une démarche administrative.
L'instructeur a accès au contenu des dossiers de la démarche sur laquelle il a été nommé.
L’instructeur peut statuer sur le dossier (acceptation, classement sans suite, refus).
Dans le cas où la décision n'est pas prise par l'instructeur, il a la possibilité d'informer la personne en charge de la décsion qu'il a terminé son instruction
Une fois nommé par un administrateur, vous recevrez une invitation à devenir instructeur sur une procédure par e-mail :
Ce lien renvoie à la page suivante :
Vous pouvez alors définir le mot de passe qui sera associé à votre compte.
Notez-le, il sera utile pour vous connecter ultérieurement à demarches-simplifiees.fr
Page d’accueil listant l’ensemble des démarches pour lesquelles vous êtes instructeur
Tableau de suivi
Aperçu du tableau de suivi présentant l’ensemble des dossiers
Cliquer sur une procédure permet d’accéder au détail de celle-ci.
Par défaut, elle s’ouvre sur les dossiers « à suivre ».
Les dossiers sont classés selon leur stade de traitement :
A suivre – regroupe les dossiers qui ne sont suivis par aucun instructeur
Suivi – liste les dossiers suivis par l’instructeur connecté ;
Traité – dossiers sur lesquels un instructeur a statué
Tous les dossiers – ensemble des dossiers dont ceux suivis par les instructeurs autres que celui connecté ;
Archivé — dossiers archivés par un instructeur.
Classement des dossiers selon leur stade de traitement
Le tableau de suivi des dossiers est paramétrable afin de modifier ou d’ajouter des colonnes faisant figurer des champs relatifs à la procédure.
Personnaliser son tableau de suivi
Le tableau de suivi des dossiers est paramétrable afin de modifier ou d’ajouter des colonnes faisant figurer des champs relatifs à la procédure.
Personnaliser le tableau de suivi
Enregistrer les champs pour personnaliser son tableau de suivi :
Retirer un champ du tableau de suivi
NB : Si vous retirez toutes les colonnes depuis le bouton "Personnaliser", seuls les numéros des dossiers seront affichés en plus du statut de ceux-ci.
Cliquez sur le bouton « Filtrer ». Sélectionnez un champ puis une valeur et cliquer sur le bouton « Ajouter un filtre ». Vous aurez alors accès à l'ensemble des champs du formulaire pour filtrer les dossiers.
ASTUCE : L’ajout de filtre(s) peut être utilisé comme un moyen de chercher les dossiers.
Exemple de filtre selon la date de création
Trier ses dossiers
Pour trier ses dossiers – par ordre alphabétique et/ou numérique par exemple – il suffit de cliquer sur la colonne souhaitée (N° dossier, prénom, nom, statut etc.).
Exemple d’un affichage des dossiers par ordre alphabétique (Nom)
Les dossiers déposés sont regroupés par défaut sous le statut « à suivre ».
Un dossier « à suivre » a le statut « en construction ». Il est consultable et modifiable par l’usager.
Pour suivre un dossier cliquer sur le bouton « Suivre le dossier ». Le dossier est alors automatiquement transféré dans les dossiers avec le statut « suivi ».
NB : Un dossier peut être suivi par un ou plusieurs instructeurs.
Localisation du bouton « Suivre le dossier »
Après avoir cliqué sur le dossier suivi, vous pourrez accéder à quatre onglets distincts : Demande, Annotations privées, messagerie et personnes impliquées.
Onglet récapitulatif du dossier permettant d’identifier l’usager et d’afficher le formulaire tel que rempli par l’usager.
Onglet « demande » d’un dossier suivi
NB : Les pastilles orange indiquent les dossiers mis à jour.
Pour clarifier le processus d’instruction, les annotations privées permettent de saisir les informations demandées par l’administration pour le suivi du traitement des dossiers.
Ce cadre est strictement réservé aux instructeurs, non-visible par les usagers.
Onglet « Annotations privées » - services traitants
La messagerie permet à l’instructeur d’échanger directement avec l’usager par messages sur le dossier afin de faciliter l’instruction.
Il est également possible de joindre un document (taille max : 20 Mo).
NB : Si vous commencez à saisir un message, ne quittez pas la page en cours car le brouillon du message ne sera pas sauvegardé.
Enfin, cliquez sur le bouton « Envoyer le message ».
Onglet « Messagerie » du tableau de suivi
Cet onglet récapitule de toutes les personnes contribuant au traitement du dossier ;
liste des instructeurs suivant le dossier
experts invités à rendre un avis
personnes invitées à consulter le dossier
décisions rendues
Onglet « Personnes impliquées » du tableau de suivi, en tant qu’instructeur
Une fois le dossier déposé par l’usager, ce dossier passe « en construction ».
Il reste modifiable par l'usager ce qui permet à l'instructeur de s'assurer de la complétude du dossier.
Une fois le dossier complet, il convient de passer ce dossier « en instruction » afin d'empêcher toute nouvelle modification par l'usager. Il n’est plus modifiable par l’usager.
Un message automatique est envoyé à l’usager lors du passage en instruction pour l’avertir qu’il ne peut plus modifier son dossier.
La messagerie reste ouverte.
Localisation du bouton « Passer en instruction
Pour permettre à l’usager de compléter son dossier, l’instructeur peut repasser le dossier en construction.
L’instruction du dossier peut aboutir à trois décisions :
Accepter
Classer sans suite
Refuser
Le motif est obligatoire en cas de classement sans suite ou de refus, facultatif en cas d’acceptation.
NB : Pour le moment, un traitement en masse des dossiers n’est pas encore opérationnel.
Localisation du bouton « Accepter »
Classer sans suite (motivation obligatoire)
Refuser un dossier (motivation obligatoire)
NB : Une fois la décision prise, en cas d’erreur, il est possible de repasser le dossier en instruction.
Localisation du bouton « Repasser en instruction »
ATTENTION : l'acceptation d'un dossier est une action créatrice de droits. Revenir sur cette décision dans un délai supérieur à 4 mois après l'avoir prise peut vous exposer à des risques de poursuites de la part de l'usager.
Pour clarifier le suivi des dossiers, l’instructeur peut archiver les dossiers traités ce qui désactive la messagerie.
Localisation « Archiver le dossier »
L’instructeur peut faire repasser un dossier archivé à l’onglet « traité » grâce au bouton « Désarchiver le dossier ».
Localisation « Désarchiver le dossier »
Export possible aux formats : .xlsx .ods .csv
NB : Si aucune fenêtre ne s’ouvre, vous pouvez rafraîchir la page (en cliquant sur le bouton rafraîchir ou F5).
Localisation du bouton « statistiques »
L’instructeur est en mesure de personnaliser la nature des notifications (dossier, message) et leur fréquence (quotidienne ou hebdomadaire)
Choix de la nature et de la fréquence des notifications e-mail
Localisation du bouton « Repasser en construction »
Localisation du bouton « gestion des notifications »
